Сайт технической поддержки Corel Corporation
 
 
  

Интеграция MindManager Enterprise с Microsoft SharePoint





MindManager Enterprise позволяет существенно повысить производительность работы проектных групп за счет глубокой интеграции с Microsoft SharePoint. MindManager Enterprise предоставляет участникам рабочей группы следующие возможности:
  • Организация контента SharePoint в интерактивных схемах MindManager с использованием информационных панелей SharePoint в рамках MindManager для создания запросов по задачам, документам, проблемам, пользовательским спискам, элементам календаря и т.д.
  • Планирование проектов и графиков, синхронизация задач и ресурсов между MindManager и одним или несколькими сайтами SharePoint.
  • Подключение к сайтам SharePoint для хранения и обновления файлов MindManager с помощью MindManager 2018 для Windows.
  • Предоставление общего доступа к файлам MindManager всем пользователям SharePoint с помощью MindManager Server App для SharePoint, которое обеспечивает возможность работать с данными в интерактивном режиме «только для чтения» непосредственно в браузере.

Создавайте интерактивные информационные панели SharePoint

С помощью корпоративных инструментов решения MindManager 2018 для Windows пользователи могут создавать аннотированные интеллект-карты со ссылками на контент SharePoint, которые позволяют упорядочивать его. Пользователи могут быстро найти нужную информацию на одном или нескольких сайтах SharePoint и обрабатывать соответствующие данные в рамках контекста и на основе полного представления с высоким уровнем детализации.

Пользователи могут извлекать контент (элементы списка) из следующих списков SharePoint путем добавления динамических запросов в интеллект-карты MindManager:
  • Задачи.
  • Документы.
  • Проблемы.
  • Изображения.
  • Календари.
  • Ссылки.
  • Извещения.
  • Пользовательские списки.

11.jpg

Инструменты информационной панели MindManager позволяют пользователям отслеживать и контролировать задачи и элементы в нескольких экземплярах SharePoint в едином представлении MindManager. Можно просматривать несколько проектов в рамках одной интеллект-карты MindManager или все задачи, назначенные ресурсу из одного или нескольких проектов и сайтов SharePoint.

Совместное использование файлов MindManager с любым пользователем SharePoint.

Пользователи MindManager могут сохранять файлы в SharePoint, а пользователи SharePoint могут открыть интеллект-карту в интерактивном режиме «только для чтения» непосредственно в браузере с помощью MindManager Server App для SharePoint. Это приложение позволяет пользователям выполнять поиск информации, открывать и закрывать ветви, увеличивать и уменьшать масштаб, а также выполнять панорамирование файлов MindManager для проверки контента, созданного пользователями MindManager.

Создавайте и синхронизируйте планы проекта в MindManager

Менеджеры проектов могут составлять планы в MindManager 2018 для Windows, назначать задачам ресурсы SharePoint и отправлять списки задач по проекту в SharePoint. Участники рабочей группы могут обновлять статус в SharePoint; результаты при этом синхронизируются с планом в MindManager.

Менеджеры проекта и специалисты по планированию могут составлять планы и синхронизировать следующие данные:
  • Название задачи.
  • Приоритет.
  • Ход выполнения.
  • Дата начала.
  • Срок выполнения.
  • Ресурсы.
  • Категория.
22.jpg

Храните файлы и получайте к ним доступ в SharePoint

MindManager 2018 для Windows позволяет участникам рабочей группы сохранять файлы MindManager в SharePoint, открывать файлы из хранилищ документов SharePoint, извлекать и возвращать файлы обратно.

33.jpg

Технические требования:

MindManager 2018 для Windows
Поддерживаемые способы проверки подлинности SharePoint: NTLM, Forms Based, SAML для SharePoint 2010, 2013 или 2016, Azure ADFS/On Premises, Office 365 и многофакторная проверка подлинности.

MindManager Server App для SharePoint
SharePoint 2013 и 2016 [Foundation, Server, Office 365].
Браузер для SharePoint 2013 и 2016: Internet Explorer 11 или более поздней версии, Firefox 17 или более поздней версии, последние выпуски Chrome и Safari.

Концепция интеграции Mindjet MindManager и Microsoft SharePoint



SharePoint как хранилище интеллект-карт (группы)

SharePoint часто используется как альтернатива файлообменным сервисам, а также как система управления документооборотом, которая позволяет заблокировать документы на время редактирования (извлечение и возврат), автоматически создает основные и дополнительные версии документов и управляет правами доступа. Для этого, в частности, интерфейс интегрирован c файловым меню MindManager, как и в приложениях Microsoft Office. Это позволяет добавлять часто используемые библиотеки документов SharePoint как определенные хранилища, обеспечивает поддержку правил контроля изменений, а также извлечения и возврата, заданных в SharePoint.
Таким образом, интеллект-карту можно легко сохранить в SharePoint и затем открывать для редактирования.

44.jpg 
Интеграция хранилищ SharePoint

Блокировкой и разблокировкой уже отредактированных интеллект-карт можно управлять непосредственно из представления интеллект-карты без перехода в файловое меню.


55.jpg
Извлечение и возврат непосредственно из представления интеллект-карты


Синхронизация задач интеллект-карты с задачами в SharePoint

MindManager позволяет назначать задачи с использованием классических часто используемых атрибутов (например, приоритет, статус, дата начала и окончания, продолжительность и требуемые ресурсы).
Так называемый интерфейс SharePoint linker теперь позволяет передавать задачи интеллект-карт в списки задач SharePoint, а также обеспечивает их синхронизацию. После этого списки задач, созданные с помощью интеллект-карты, можно назначать участникам проекта и рассылать с помощью SharePoint.

Пользователи также могут импортировать сайт группы в список ресурсов в MindManager, используя соответствующие пункты меню. После синхронизации с SharePoint задачи из MindManager будут добавлены во все поля дополнительных сведений, определенные в SharePoint (столбцы списка) как свойства раздела. Кроме того, добавляется гиперссылка на задачу в SharePoint, что позволяет быстро переходить из представления интеллект-карты к задаче в SharePoint. Благодаря двунаправленной синхронизации задачи теперь можно редактировать и синхронизировать как в MindManager, так и в SharePoint.

Благодаря интеграции с SharePoint пользователи также имеют доступ к задачам, созданным в рамках интеллект-карт, даже при отсутствии доступа к MindManager.

66.jpg
Отправка задач интеллект-карт в SharePoint

Визуальные информационные панели задач и запросы задач

Участники группы, как правило, работают одновременно над несколькими проектами и задачами и, соответственно, с несколькими сайтами групп SharePoint. Поэтому руководителям групп требуются отдельные обзоры по каждой задаче, их статусу и общей рабочей нагрузке участников группы в отношении всех проектов. Такой обзор можно создать с помощью визуальной информационной панели с помощью нескольких настраиваемых межсайтовых запросов. Запросы SharePoint linker, для которых используется несколько списков задач SharePoint, позволяют быстро и легко создавать произвольное число таких визуальных информационных панелей для интеллект-карт, каждую из которых можно настроить в соответствии с индивидуальными предпочтениями.

77.jpg 
Интеллект-карта в роли информационной панели задач.

Участники могут настраивать собственные визуальные информационные панели, которые позволяют использовать запросы, соответствующие требованиям их конкретных интеллект-карт.
С помощью запросов можно задать самые разные типы условий. Например, можно создать запрос, выполняющий поиск задач, которые относятся к конкретному проекту или списку задач SharePoint и, соответственно, удовлетворяют дополнительным переопределенным критериям. Здесь также можно задать критерии для значений ресурсов, даты начала и окончания или статуса (прогресса).

88.jpg 
Запрос задачи: выбор списков


Примеры запросов:
  • Чтобы запланировать на текущей неделе совещание группы, в ходе которого будут обсуждаться задачи по проекту, можно просто создать соответствующие запросы для каждого проекта. Укажите сроки проведения; можно также указать общие сведения (например, «на этой неделе»).
  • Такую же интеллект-карту можно использовать и в рамках принципа четырех глаз для конкретного участника группы; также доступна фильтрация в рамках карты по соответствующему ресурсу. Для каждого участника группы в рамках интеллект-карты можно настроить отдельный запрос.
  • Участники группы могут создавать полномасштабные обзоры по всем своим задачам во всех проектах. Можно также добавить другие запросы: запрос для всех задач на текущую дату и запрос для всех задач на всю неделю.
Информационные панели настраиваются однократно, так как они будут обновляться автоматически или по запросу. Благодаря этому всегда отображаются актуальные данные, относящиеся к определенным в запросах условиям.

Запросы, использующие списки и библиотеки SharePoint

С помощью SharePoint linker можно не только запрашивать списки задач, но и интегрировать в интеллект-карту элементы из других стандартных списков SharePoint (библиотеки документов, списки отслеживания проблем, библиотеки изображений, списки гиперссылок, списки извещений) и даже из пользовательских списков.
Это позволяет сравнительно быстро и легко комбинировать данные из различных списков и сайтов для их дальнейшего использования. Таким образом, например, можно в одном представлении добавлять открытые задачи в проблемы или связывать с проблемами соответствующие документы.

97.jpg
Запросы задач: настройка фильтров

Для описанных функций компоновщика SharePoint linker не требуются дополнительные настройки и конфигурации в SharePoint. Эти функции поддерживаются во всех версиях SharePoint, начиная с SharePoint 2010, а также в SharePoint 365.

MindManager Server App — надстройка SharePoint для чтения интеллект-карт средствами НТМL5 (опционально)

Если вам требуется указать важную информацию посредством интеллект-карты MindManager в SharePoint, необходимо решение, которое обеспечит для каждого пользователя SharePoint возможность вызова этой информации даже при отсутствии установленной версии MindManager для настольных ПК. Традиционный метод экспорта в стандартный формат Office, PDF или HTML зачастую бывает недостаточно эффективным и удобным, особенно если речь о динамическом, часто изменяющемся контенте. Решение MindManager Server App for SharePoint (2013/2016) позволяет отображать интеллект-карты MindManager, сохраненные в SharePoint, непосредственно в браузере. Поскольку приложение или надстройка SharePoint доступны для приобретения в (собственном) магазине приложений SharePoint, это новое средство для чтения интеллект-карт средствами HTML5 можно при необходимости добавить на любой сайт группы, чтобы дополнить меню документов SharePoint соответствующими записями для отображения интеллект-карт (файлы MMAP) в браузере или их редактирования с помощью MindManager для Windows.
Данное приложение требует доступа к инфраструктуре магазина приложений и, таким образом, поддерживается во всех версиях SharePoint, начиная с версии 2013, как локальных, так и сетевых (Office /SP365).
Работа описанных выше функций компоновщика SharePoint linker в MindManager для Windows не зависит от дополнительного приложения MindManager Server App, доступного в SharePoint (опционально).
 
98.jpg
Запросы задач и документов в едином представлении интеллект-карты

Карты данных и знаний, навигационные карты

Microsoft SharePoint в последние годы все чаще используется компаниями в качестве портала для совместного управления знаниями. Поэтому это решение предоставляет расширенный набор мощных инструментов и схем для централизованного хранения, контроля изменений, категоризации и быстрого извлечения информации и знаний. Партнеры по разработке решений (например, Mindjet) интегрируют дополнительные инструменты, которые обеспечивают возможности, не предусмотренные в SharePoint. Все большую важность приобретает возможность агрегирования и повторного использования пакетов данных/знаний в различных областях знаний. Как правило, много информации, относящейся к той или иной области знаний, сегодня распространяется посредством большого числа сайтов и библиотек SharePoint. Цель такого агрегирования — возможность просматривать связанную информацию в обзоре или в контексте, что имеет критически важное значение. Особенно важно при этом то, что информация не копируется, то есть избыточность данных исключена.

Области знаний, подверженные частым изменениям (например, проекты, повседневные задачи), представляют собой особенно сложную проблему. В данной ситуации требуется создать такие структуры знаний, которые будут содержать всю необходимую информацию, относящуюся к планированию и реализации, даже в том случае (или как раз по этой причине), если это в большинстве случаев подразумевает быстрое создание временных структур, использование которых прекращается после выполнения задачи или завершения работы над проектом (даже когда документация и отчеты имеют важное значение).

В SharePoint предусмотрена возможность объединения контента, полученного с нескольких сайтов или из нескольких библиотек, в едином обзоре (например, посредством веб-частей). Однако в этом случае, как правило, требуется участие администратора или владельца сайта, которые быстро превышают свои лимиты времени ввиду большого количества и высокой частоты подобных пользовательских запросов. Кроме того, веб-части не всегда могут предоставить достаточно гибкие возможности, необходимые для корректного объединения и демонстрации взаимосвязей между отдельными элементами данных в SharePoint.

Проблема в том, чтобы дать пользователям возможность быстро обработать информацию в контексте знаний или конкретного проекта. Особенно важной становится возможность быстрого агрегирования данных отдельными пользователями. В частности, это необходимо для выполнения задач, в рамках которых обрабатывается постоянно увеличивающееся количество информационных потоков из различных источников. Пользователи должны располагать гибкими инструментами, позволяющими легко комбинировать данные, полученные от различных сайтов SharePoint или из других хранилищ.

Важно также иметь возможность создавать такие представления знаний, которые обеспечат их прозрачность и простую интерпретацию, равно как и управление ими.

Визуализация знаний с помощью интеллект-карт подразумевает визуальное, интуитивно понятное представление, динамическое структурирование и подготовку знаний в рамках так называемых карт знаний или карт бизнес-данных. Тем не менее в отдельных случаях важно не только обеспечить связь данных, полученных из SharePoint, в интеллект-карте, но также иметь возможность просматривать контент непосредственно в рамках представления карты. Таким образом можно избежать изменения сайтов и библиотек, которые содержат исходные данные, а также просматривать, сравнивать и анализировать в непосредственном контексте контент, полученный из разных источников данных.
Чтобы реализовать такую возможность, можно интегрировать данные, полученные из списков и библиотек SharePoint, в интеллект-карту. Для этого используются запросы в MindManager, поэтому добавление данных вручную не требуется. Синхронизация обеспечивает непрерывное обновление и актуальность добавленных данных.

Метод составления интеллект-карт позволяет сократить число барьеров при документировании знаний, поскольку они быстро фиксируются и, хотя изначально представляют собой неструктурированные данные в виде ключевых слов (ветвей), затем их можно связать посредством перетаскивания. Таким образом можно достаточно быстро создать прозрачную и понятную структуру знаний без многочисленных текстовых страниц.
Основным аргументом пользователей SharePoint (особенно новичков), является тот факт, что навигация по сайтам, спискам и представлениям отнимает много времени, слишком сложна и запутанна. В результате новые пользователи не могут освоиться в SharePoint, а большая часть контента проходит мимо них или на нее не обращают внимания.

В визуальных интеллект-картах важный контент объединен в тематические разделы, которые используются в качестве, собственно, карты для целевой навигации к тематическому или часто используемому контенту в SharePoint. Это позволяет неопытным пользователям SharePoint или тем, кто пользуется программой нерегулярно и недостаточно хорошо знаком с принципами навигации, экономить время и усилия.

Решение MindManager Enterprise также позволяет пользователям SharePoint просматривать интеллект-карты непосредственно в браузере без лицензии MindManager, используя для этого приложение для чтения на основе HTML5. Интерактивные функции этого приложения позволяют пользователю, например, отображать или скрывать уровни детализации в рамках интеллект-карты, искать в ней необходимый контент и пользоваться в ее пределах гиперссылками. Таким образом, пользователи (даже без лицензии MindManager) могут эффективно использовать карты знаний и даже карты навигации непосредственно в SharePoint.

99.jpg 
Интеллект-карта документации в приложении для чтения

Планирование и реализация проектов

Большинство систем и инструментов управления проектами разработаны специально для отслеживания выполнения задач, предоставления услуг и соблюдения графиков. Тем не менее эти инструменты предоставляют недостаточно возможностей для реализации начальных этапов разработки концепции и планирования. В SharePoint также нет функций для первоначальной проработки, согласования и составления плана.

Однако одна из самых распространенных причин неудач в реализации проектов — недостаточно качественное определение целей, задач и требований, а также неэффективное отслеживание выполнения отдельных задач. Постоянно возрастающие объемы информации наряду с недостатком времени также препятствуют успешной реализации проекта. Накапливается все больше информации, и это затрудняет использование проверенных методик оптимизации планирования, затрат и качества в рамках проекта. Кроме того, это приводит к возникновению известных проблем, связанных с взаимодействием и согласованной координацией работы участников проектной группы. По этой причине очень важно грамотно скоординировать работу всех участников проекта, чтобы решать поставленные задачи в установленный срок. Именно тот факт, что все участники группы располагают одинаковым объемом информации и имеют полное представление о проекте, является ключевым преимуществом, обеспечивающим успешную реализацию проекта.

После четкого определения целей, бюджета и приоритетных задач в рамках проекта следующим шагом становится детальная проработка графика, в который включаются все задачи, сроки их выполнения и исполнители. MindManager помогает определить задачи, ресурсы и график, выполняя проверку достоверности заранее для всех участников проекта.